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Miércoles, 05 Marzo 2014 12:41

Las reuniones como lugar inmejorable de influencia

Escrito por  Arancha Gayoso

team meetingLas reuniones son la herramienta de trabajo más utilizada en las empresas. Es uno de los instrumentos más caros y peor utilizados, pero muchos todavía piensan que si no están reunidos no están trabajando. Otros justifican sus sueldos estando reunidos continuamente. Y los más piensan que estar reunidos es una muestra de estatus. En cualquier caso, sea cual sea la cultura de su empresa acerca de las reuniones y su gestión, lo que es innegable es que, a pesar de algunos inconvenientes que tienen si se gestionan mal, estamos hablando de una plataforma ideal para ejercer influencia. ¿Cómo?

 

1. ¿Es necesario convocar la reunión?

En primer lugar considere si es necesario o no convocar una reunión para tratar ese tema. Piense en alguna alternativa posible para hablar, decidir o solucionar ese tema que no sea una reunión. ¿Por qué? Porque cuando se sobre-utiliza algo, deja de tener impacto y valor. Si nos reunimos para todo, desde decidir el presupuesto para una compra necesaria o cuál es el color del que deberíamos pintar la puerta del servicio, estamos poniendo en el mismo nivel de importancia y categoría dos asuntos que no son comparables. Por lo tanto en el caso de la sobre-utlización, convocar una reunión, carece de impacto y por lo tanto no sería una plataforma de influencia. le recomendamos convocar sólo cuando sea realmente necesario. De esta manera,  los convocados entenderán que se va a tratar un tema que requiere su máxima atención.

2. Elija un momento y lugar adecuados para la reunión

Si usted quiere influir y no manipular, escoja un momento de la agenda en el que la gente está fresca y pueda prestar más atención a lo que les están contando. Elija un momento en el que no estén estresados porque se les acaba el plazo para entregar algo. Avise con tiempo de antelación suficiente para que la gente venga a la reunión con una cierta planificación en sus agendas, donde hayan podido dar cabida a todo y el tiempo que han reservado para su reunión sea tiempo de calidad. Si la reunión dura más de una hora, reserve un tiempo para un pequeño descanso o un café. Los extrovertidos necesitan ese tiempo para charlar y compartir, y los introvertidos también se lo agradecerán porque necesitan ese tiempo para un cierto recogimiento y reflexión.

3. Sin agenda no hay reunión

Usted ha debido enviar la agenda de la reunión a todos los convocados con tiempo suficiente para que sepan de qué temas se va a hablar y hayan podido leerse los documentos de referencia (si ha enviado adjuntos, por ejemplo). No permita que los participantes en su reunión se lean los documentos durante la reunión. Se los habrán tenido que leer antes. Las investigaciones demuestran que la influencia y la persuasión se trabajan mejor en escenarios donde las personas tienen un nivel medio de conocimientos que no con personas que no saben nada del tema. Se trata de convertir sus ideas en las de ellos, y que luego las puedan votar o defender como ideas propias, y esto sólo se consigue si el acto de apropiación de la idea ha sido voluntario. Ellos le ayudarán incluso a buscar más argumentos para defender la idea si hace una exposición de las ventajas y de algunos inconvenientes. Si lo pinta todo demasiado bonito, producirá sospechas. Si es más objetivo, generará aliados. Esto es clave para que los demás aboguen por su idea.

4. Posiciones mentales y físicas

Si la reunión se va a producir físicamente (y no es una videoconferencia) es importante la silla que ocupará. Dependiendo del lugar físico que ocupe (cabecera, lateral derecho de la cabecera, lateral izquierdo, posición media en la mesa entre personas que no son de su equipo, etc.) podrá permitirse una mayor o menor visibilidad, así como un acercamiento táctil y manejar distancias y espacios. Si lo que quiere es darle importancia y poder a una persona de su equipo, cédale la cabecera… si lo que quiere es que un miembro introvertido participe más activamente, cédale la cabecera, si lo que quiere es reducir enfrentamientos entre dos equipos, intercale a un miembro de cada equipo con otro, no permitiendo que se posicione un bando en un lado de la mesa y el otro en el otro bando, si lo que quiere es ver qué pasa a un nivel más interno entre los participantes (nervios, etc.) pruebe con una mesa de cristal (es la mejor opción para poder ver las piernas de todos los convocados y entender mucho mejor sus estados emocionales internos y su posicionamiento con respecto a los temas que se van tratando ya que los movimientos de las piernas se controlan peor que los de las manos).

5. Comunique con estrategia

Todo aquello que quiera plantear, hágalo desde el siguiente esquema:

a. Reconozca las intenciones positivas desde las que hablan los demás. Tenga predisposición favorable a lo que está expresando la otra parte. Piense que el otro habla desde su mejor intención.

b. Exprese tanto lo que piensa como lo que siente (la razón sin emoción no convence).

c. Sea claro con su propuesta. Identifíquela.

d. Resalte los beneficios de su propuesta (pero no trate de ocultar el Sol con un dedo si hay algún inconveniente muy claro).

e. Comprenda la posición del otro y desde ahí revise los puntos de vista y propuestas de ambos. La empatía es fundamental para avanzar en la conversación y en el proceso de influencia. Esto no es lo mismo que reconocer las intenciones positivas del otro (punto a).

f. Pregunte. Haga preguntas. Son una de las mayores herramientas para influir.

g. Sepa mantener silencios. Cállese de vez en cuando. Los charlatanes de feria han pasado de moda y en conversaciones o reuniones de impacto no tienen lugar. Es importantísimo escuchar al otro para entender qué valores tiene y cuáles son sus palancas de cambio. Qué cosas les mueven y qué no. Evite dar por supuesto que sus razones serán las de los demás. Cada uno de nosotros nos movemos por razones diferentes.

 

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